9 septiembre, 2020
La gestión documental y su importancia para una empresa de índole industrial

La gestión documental y su importancia para una empresa de índole industrial

Controlarlo absolutamente todo en el seno de una empresa es una tarea que ya no solo podemos considerar difícil, sino que podemos confirmar que es absolutamente imposible. Nadie es capaz de llevar esto a cabo y nadie será capaz de hacerlo por mucho que pasen los años. Aunque hay muchos empresarios cuyo principal objetivo es este, la verdad es que no tienen la capacidad para conseguirlo. Aunque crean que sí. Esta hipótesis, que se da generalmente en empresas que son de un mayor tamaño y que por tanto hacen frente a procesos más grandes, también se repite en entidades medianas y de pequeño tamaño.

Los párrafos que siguen os vamos a comentar lo que viene sucediendo en las empresas y entidades industriales españolas a este respecto. Muchas de esas entidades son de un gran tamaño puesto que se dedican a la fabricación de productos en masa. Es cierto que los procesos de producción sí que se controlan de una manera mucho más incisiva. Pero imaginaos que alguien quisiera controlar todos los documentos que se van generando en el seno de esa entidad. La cantidad de archivos que se debería revisar en este caso sería tan elevada que agobiaría hasta a la persona más tranquila del mundo.

La solución para ese tipo de casos existe y se llama gestión documental, una ciencia que ya es asumida en muchos casos por la tecnología a través de diferentes sistemas. Una noticia que fue publicada en el portal web de Revista Empresarial indicaba la importancia que tiene para una empresa disponer de sistemas o softwares de gestión documental con el objetivo, en primer lugar, de que no se extravíe ningún documento y de que, en segunda instancia, tengamos un archivo para conocer de primera mano información relativa al pasado de la entidad.

Imaginaos la cantidad de problemas que se ahorran sobre todo las grandes empresas con un sistema como del que venimos hablando. Aunque es cierto que este tipo de entidades son minoritarias (suponen el 0’83% del total de empresas en España según indica una noticia publicada en la página web Empresa Actual), lo cierto es que la comercialización de softwares de este tipo es muy importante a día de hoy porque incluso las empresas más pequeñas están viendo la enorme utilidad que se desprende de los diferentes sistemas de gestión de documentos, que son sinónimos de la siempre tan necesitada organización.

Seguro que, si preguntáramos a cualquier empresario relacionado con el sector industrial acerca de cuál es una de las claves para el correcto desarrollo del trabajo en su entidad, nos respondería que la organización documental y de personal es una de las máximas prioridades. Hay que tener en cuenta que las empresas industriales disponen de plantillas amplias y que eso hace que los documentos y la burocracia sea mucho más grande que en cualquier otro caso. Según indican desde Software de Gestió, en España ha crecido mucho la demanda de sistemas de organización documental entre los empresarios tanto de grandes como de pequeñas empresas y creemos firmemente que esa es una de las claves por las cuales ha crecido tanto la productividad de las empresas en este país, algo gracias a lo cual, por cierto, hemos salido de la crisis.

Una mejora sustancial en todo tipo de empresas… pero especialmente en las industriales

Un software como al que nos venimos refiriendo es, no cabe duda, un avance importante para empresas de todos los sectores. Pero no en todas las entidades se dispone de plantillas tan amplias como lo puede ser en el caso de las industriales. La producción en serie es una tarea en la que se sigue necesitando mucha gente y eso, desde el punto de vista burocrático, ha sido un problema tradicional en empresas de este tipo.

¡Cómo lo harían en las industrias hace décadas, cuando todas las empresas requerían de la presencia de mucho más personal! No cabe duda de que la gestión documental en ese tipo de momentos tenía que ser una auténtica locura para las personas encargadas de llevarla a cabo. Y, desde luego, no es para menos. Si todas esas personas hubieran conocido los avances que existen a día de hoy en nuestra sociedad, seguro que su realidad laboral hubiese sido completamente diferente.

Los avances van a seguir multiplicándose en los próximos años. Es una de las grandes ventajas que presenta la tecnología y que más van a ayudar a seguir perfeccionando no solo el trabajo en las grandes y pequeñas empresas, sino en la vida de la gente. Eso es de una importancia muy grande en la sociedad actual y es una de las cuestiones que más le debe agradecer el ser humano a la cantidad de avances que se han producido de un tiempo a esta parte.