19 abril, 2021
Digitalización de documentos, un proceso necesario en cualquier empresa

Digitalización de documentos, un proceso necesario en cualquier empresa

La digitalización de documentos es un proceso necesario en cualquier empresa, independientemente de su tamaño. Si bien es verdad que hoy en día ya es una realidad para muchas pequeñas y medianas empresas, así como ya está presente en las grandes corporaciones todavía queda mucho trabajo por delante. Son muchas las empresas en España que todavía no han apostado por la transformación digital y que todavía no cuentan con procesos de digitalización de documentos. 

Por ello en este artículo vamos a hablar de la digitalización de documentos, vamos a descubrir en qué consiste este proceso y todas las ventajas que aporta a las compañías que deciden apostar por él. 

  • Qué es y en qué consiste la digitalización de documentos 

Básicamente la digitalización de documentos es un proceso mediante el que se pueden transformar procesos analógicos en digitales, así como se pueden convertir procesos físicos en digitales como expedientes, contratos, facturas o albaranes. 

“La digitalización de documentos se realiza mediante un proceso de escaneado de documentos y archivos. Así se obtienen documentos electrónicos o digitales en cuestión de segundos y esta digitalización aporta muchas ventajas, pero la principal característica es que se puede acceder a los documentos o archivos desde cualquier dispositivo o punto conectado”, explican desde Gitdoc, empresa de transformación digital líder en servicios globales de gestión documental. 

  • Una inversión con muchas ventajas 

Apostar por la transformación digital y concretamente en la digitalización de documentos requiere de una inversión económica, pero este proceso aporta muchas ventajas que vamos a descubrir a continuación. Pero a rasgos generales hay que destacar que permite agilizar procesos, reducir los tiempos de muchas tareas, así como es un forma de reducir costes como el papel o la tinta de la impresora. 

  • Ahorro de espacio físico 

Al digitalizar los documentos se requiere de mucho menos espacio físico en las oficinas. Ya no es necesario disponer de grandes carpetas o estanterías con todos los documentos en papel. Por supuesto, sería conveniente que los documentos más importantes se encuentren también en papel, pero se puede reducir la impresión de los documentos con escaso valor o importancia. 

  • Mayor seguridad y acceso controlado a la información 

Otra de las grandes ventajas de la digitalización de documentos es que el acceso a la información está controlado por lo que se disfruta de mayor seguridad. Por ejemplo, se puede optar porque los documentos tan solo sean accesibles a las personas autorizadas a través de contraseñas de acceso. Incluso se puede ver qué personas o usuarios han consultado o abierto un determinado documento. De esta manera se solucionan muchos problemas comunes en las empresas. 

  • Mayor rapidez a la hora de buscar información y evitar desplazamientos 

Por supuesto, esta ventaja no podía faltar en este artículo. Y es que la digitalización de documentos permite que las búsquedas de información sean mucho más rápidas y se pueden realizar sin la necesidad de desplazarse. Pongamos el ejemplo de que trabajamos en el departamento administrativo de una empresa y queremos buscar una factura del anterior trimestre. 

Si nuestra empresa cuenta con esta información únicamente en papel, tendremos que ir al lugar donde se guardan las facturas, ahí buscar la carpeta del trimestre en cuestión y entre todas las facturas rebuscar hasta dar con la que queremos. Un proceso bastante tedioso y que puede llevar bastante tiempo. 

Sin embargo, si nuestra empresa ha apostado por la digitalización de documentos este proceso lo podremos realizar en cuestión de segundos y desde nuestro ordenador. Ya que en la base de datos o en el programa de gestión tan solo tendremos que introducir el nombre de la empresa de la factura, la fecha o incluso el importe. 

  • Acceso desde cualquier lugar y cuando se desee 

También hay que indicar que la digitalización de documentos permite acceder a la información desde cualquier lugar. Esta cuestión ha sido muy valorada en la pandemia con el teletrabajo, ya que las empresas que habían apostado por la transformación digital no han tenido problemas en este aspecto. Los empleados desde el ordenador de su casa con su usuario y contraseña podían desempeñar su trabajo sin dificultades. Sin embargo, las empresas que no habían apostado por la transformación o digitalización de documentos el teletrabajo ha sido mucho más complicado porque no tenían de toda la información o recursos a su mano. 

Y es que con la digitalización y transformación digital se puede acceder desde cualquier dispositivo, lugar y hora, no hay que estar en la oficina para consultar la información como ocurre con los documentos físicos. 

  • Se pueden realizar consultas simultáneas 

Otro beneficio de la digitalización de documentos es que se pueden realizar consultas simultáneas. Es decir, dos usuarios pueden consultar el mismo documento al mismo tiempo e incluso pueden editarlo y la otra persona ver los cambios al momento. Una cuestión imposible de que se pueda realizar en papel y es que a menos de que se realicen copias es imposible que dos personas de departamentos diferentes puedan consultar el mismo archivo. Y mucho menos ver los cambios que otro empleado está realizando.  

  • Supone un ahorro y se ayuda al medioambiente 

También hay que destacar que la digitalización supone un ahorro importante de papel y tinta para las organizaciones, ya que se reduce considerablemente la impresión de documentos. Esto no quiere decir que el consumo sea prácticamente nulo, ya que muchos archivos o documentos se seguirán imprimiendo pero la reducción es considerable. Y esto conlleva un menor impacto medioambiental al estar consumiendo mucho menos papel. 

Esperamos que este artículo te haya ayudado a conocer mejor el proceso de digitalización de documentos. Así como si tienes una empresa después de la lectura de este post estés planteándote apostar por la digitalización para poder disfrutar en tu compañía de todos los beneficios y ventajas que conlleva. Y recuerda que pronto es tarde, porque ya son muchas las compañías que han decidido apostar por la transformación digital y de esa manera disfrutan de una ventaja competitiva frente a todas las compañías que todavía no lo están haciendo.