Cada vez más emprendedores están optando por los asistentes virtuales para mejorar sus servicios y aumentar la productividad. El asistente virtual puede gestionar tareas administrativas y de atención al cliente en un negocio de e-commerce, por lo que maneja la gestión de redes sociales y creación de contenido. Desde Wikipedia explican que “un asistente virtual es un agente de software que ayuda a usuarios de sistemas computacionales”.
Esta figura puede asumir la carga de productos, mantenimiento del sitio, atención al cliente, elaboración de informes, etc. El asistente realiza sus funciones y tareas más habituales como son las de asistencia y atención al cliente. De manera remota, o teletrabajando desde su casa. A veces, este perfil no está trabajando en el mismo país que quién lo contrata, especialmente si el asistente virtual habla y escribe en otro idioma.
Si quieres empezar con un negocio en línea y contratar a un asistente virtual, debes seguir leyendo. En este artículo explicaremos qué es un asistente virtual, las tareas que realiza y todos los beneficios que aporta. Este experto aporta muchas ventajas, ya que apoya el crecimiento del negocio y reduce costos operativos. El asistente virtual mejora la productividad del negocio, ya que realiza tareas esenciales y aporta un servicio de calidad.
Para conseguir los mejores resultados y acertar con la elección, debes elegir un asistente virtual con habilidades en servicio al cliente, comunicación, atención al detalle y manejo de tecnología. Si quieres liderar una tienda digital pero no puedes asumir todas las tareas, te aconsejamos la figura del asistente virtual. Este experto puede asumir ciertas tareas que son esenciales para el alcance del éxito, por ejemplo la carga de nuevos productos en el sitio web, el mantenimiento de la plataforma, la atención de preguntas de clientes potenciales, etc.
Es normal que no puedas asumir estas tareas y, por eso, debes contar con el apoyo de un asistente virtual. Sigue leyendo y descubre cuáles son los motivos y beneficios de sumar a un asistente virtual a tu negocio en línea. Además, te explicamos algunos consejos para elegir al mejor asistente virtual.
¿Qué es lo que hace un asistente virtual?
El asistente virtual asume tareas administrativas y de atención al cliente, por lo que su trabajo es clave para que tu tienda virtual pueda lograr las ventas estimadas. Este tipo de trabajo suele ser remoto, por lo que no es necesario que el asistente virtual esté en el mismo país. Aunque sí es importante que cuente con conexión a Internet y buenas habilidades comunicativas. Este experto se centra en la gestión diaria para que los productos estén al día y con descripciones acertadas. También se encarga de que los clientes potenciales reciban respuestas oportunas a sus preguntas y conozcan las novedades de tu negocio online.
¿Cuál es el presupuesto?
Antes de elegir el asistente, debes saber cuál es su presupuesto. Las tarifas varían según los servicios requeridos, las funciones y las características del negocio. Aunque las tarifas en España varían entre 10 y 55 euros por hora o 250 a 1200 euros mensuales.
Motivos por los que tu negocio en línea necesita un asistente virtual
El asistente virtual puede asumir ciertas tareas operativas que son idóneas para alcanzar el éxito en tu negocio. A continuación te explicaremos los motivos por lo que tu tienda online necesita un asistente virtual.
Reduce la carga de trabajo
Una de las grandes ventajas de sumar este perfil a tu equipo es que reduce la carga de trabajo, ya que se encarga de la creación y diseño de publicaciones para plataformas sociales, la redacción de correos electrónicos, la atención de clientes, etc. Esto te permite que puedas centrarte en actividades que mejoren el rendimiento y sostenibilidad del negocio.
Diferentes perfiles
El asistente virtual puede trabajar con diferentes perfiles, ya que es capaz de proporcionar sus servicios tanto a empresas como a trabajadores autónomos.
Ayuda en el crecimiento del negocio
Un asistente virtual es clave para que asumas el control del negocio, ya que puedes realizar actividades que favorezcan el crecimiento de tu empresa. Esta figura lleva la responsabilidad de tareas repetitivas diarias, para que tú te centres en los proyectos más relevantes.
¿Cuáles son las tareas?
Es importante saber las tareas principales que asume un asistente virtual. Por ello, los asistentes virtuales de la empresa Somos asistentes nos explican cuáles son esas tareas que puedes delegar en tu próximo asistente virtual.
–Gestión de la tienda online: este perfil gestiona la actualización de productos, ofertas, categorías, etc.
-Traducción: el asistente virtual puede traducir textos o escribir publicaciones en otro idioma, ya que algunos empresarios quieren que este experto sea bilingüe, porque llevan empresas en España y en otros países.
–Gestión de las redes sociales: el asistente virtual crea contenido en las redes sociales de la tienda, por lo que publica piezas en cada perfil.
–Creación de contenido: el asistente virtual crea contenido para el blog y sitio web de la empresa, por lo que redacta y edita artículos siguiendo las mejores prácticas de SEO. También se encarga del análisis de palabras clave, para que tu negocio en línea aparezca en los primeros puestos de búsqueda.
–Atención al cliente: este experto responde dudas que puedan surgir en el chat del sitio web, correo electrónico, redes sociales, llamadas, etc. El asistente virtual suele resolver dudas relacionadas con la compra de un producto o con el proceso de compra en línea.
–Atención de quejas y devoluciones: el asistente vela y hace respetar la política de quejas y devolución, ya que analiza los comentarios de los clientes y responde correctamente. Además, desarrolla prácticas para evitar que suceda de nuevo. El asistente aporta una atención completa a los clientes, ya que atiende a las llamadas y a las consultas en el blog y sitio web de la tienda online.
–Atiende las consultas de los empleados: el asistente atiende las consultas de los clientes pero también las preguntas de los empleados de la empresa. Este perfil virtual se encargará de gestionar los e-mails, las dudas o comentarios de los trabajadores.
–Manejo de inventario: esta figura también maneja el inventario, por lo que actualiza los números. Además se encarga de la facturación y cobros telefónicos o a través de internet.
–Gestión reportes mensuales: gracias a este experto, puedes entender el comportamiento de las compras y clientes. El asistente virtual gestiona órdenes y elabora reportes.
–Gestión de calendarios y agenda: asignación de fechas y horas a reuniones.
–Desarrollo de análisis competitivos: el asistente virtual desarrolla el análisis para conocer cómo se posiciona la marca respecto a la competencia.
Consejos para elegir al mejor asistente virtual
Antes de elegir al asistente virtual, debes valorar que cuente con las siguientes habilidades. A su cargo van a quedar una serie de tareas que son esenciales para el crecimiento de tu negocio en línea.
Utilizar hojas de cálculo
Es importante que el asistente virtual maneje a la perfección las hojas de cálculo para crear informes, manejar bases de datos y llevar el inventario.
Brindar un buen servicio al cliente
El asistente virtual debe brindar un buen servicio al cliente y, por eso, es importante que cuente con las siguientes cualidades: sea empático, cuente con una buena comunicación oral y escrita, sea paciente, capacidad de persuasión, actitud positiva y se sepa adaptar a diferentes situaciones.
Cumplir con fechas de entrega
Si el asistente virtual cumple con esta habilidad demuestra compromiso y que sabe gestionar de forma positiva las expectativas de los clientes. Además, es fundamental para entender la cantidad de asignaciones o trabajos que le puedes dar en simultáneo.
Habilidades comunicativas
Es esencial que el asistente cuente con buenas habilidades comunicativas, ya que gran parte de su trabajo se va a centrar en la comunicación, oral o escrita, tanto con clientes potenciales como con socios comerciales. La comunicación debe ser impecable y clara.
Evita errores
Esta figura cuida todos los detalles y no deja pasar errores en informes y reportes. El asistente virtual es capaz de evitar estos errores para aportar un servicio de calidad.
Estar dispuesto a recibir feedback
Es importante que esta figura esté dispuesto a recibir feedback para que se ajuste a tus necesidades y a las características del negocio en línea. Es importante que siga tus ordenes y recomendaciones, ya que es fundamental que sea compatible. Es fundamental que este perfil esté dispuesto a seguir indicaciones y a trabajar bajo una dirección a tu estilo.
Manejar las nuevas tecnologías
El asistente virtual debe manejar la tecnología y utilizar una serie de herramientas diferentes. Antes de elegir al perfil, debes asegurarte de que maneje diferentes programas como Trello, Asana, Excel, sistemas de CRM, plataformas de redes sociales, entre otros
Si el asistente se ocupa de las tareas anteriores, puedes centrarte en otras funciones completamente diferentes y organizarte mucho mejor. Además, si el asistente se encarga de gestionar las plataformas sociales y los comentarios de los clientes, la empresa puede mejorar la reputación digital del negocio. Este experto resuelva las dudas a los clientes y responde correctamente. Para conseguir los beneficios anteriores y acertar con la elección, debes valorar la experiencia, formación y habilidades del asistente virtual.
